Top tips voor een goede ontvangst


Het verhuren van een werkruimte is meer dan het aanbieden van een paar tafels en stoelen. Vooral als je wilt dat klanten je locatie blijven boeken (en wie wil dat nou niet?) is een goede ontvangst van groot belang. Jij bent er om te zorgen dat de werkdag van je klant zo fijn mogelijk wordt. Maar een goede ontvangst: hoe moet dat nou?

1. Zorg dat je er bent

Deze tip lijkt voor de hand te liggen, maar meer dan eens komen boekers aan op een locatie waar niemand aanwezig is. Dit zorgt voor een hoop frustratie, vooral als het om een belangrijke vergadering of training gaat. Zou je zelf met een mogelijke belangrijke opdrachtgever een halfuur voor een dicht kantoorpand willen wachten? Die deal kunnen ze dan wel vergeten. Zorg dus dat je ruim op tijd aanwezig bent. Deze tip hangt dan ook gelijk samen met tip nummer 2.

2. Ken je reserveringen

Om blunders zoals die bij stap 1 te voorkomen, is het belangrijk dat je een dag van tevoren goed kijkt naar de reserveringen voor de volgende dag. Zorg dat je de geboekte tijdstippen met de daarbij behorende namen en ruimtes uit je hoofd kent. Zo ziet de klant dat je je echt verdiept hebt in zijn of haar reservering.

3. Stel je voor

Een van de eerste dingen die je doet: de klant een stevige hand geven en jezelf even voorstellen. Dit zorgt ervoor dat de klant zich welkom voelt en daarnaast toon je hiermee interesse. En het kost ook nog eens niets.

4. Een lach mag

Ook deze tip lijkt misschien wat vanzelfsprekend, maar in alle stress wil deze nog wel eens vergeten worden: lach naar de klant. Zij zijn degene die jouw bedrijf succesvol maken. Het huren van een vergader- of werkruimte is meer dan het verzorgen van een nette ruimte. Het gaat ook om de sfeer en de hulpverlening van het personeel. En, wie wordt er nou niet vrolijk van een glimlach?

5. Wijs de weg

Vergaderlocaties kunnen voor klanten één groot doolhof zijn. Ook als ze dat niet zijn, is het wel zo netjes als je met de klant meeloopt naar de geboekte ruimte. Laat zien waar alle belangrijke zaken staan, waar het dichtstbijzijnde toilet is en waar de stopcontacten vinden. Dit bespaart onnodige tijdsverspilling door het zoeken naar een wc op alle 6 verdiepingen, of het onder alle stoelen en banken kijken voor een stopcontact.

6. Zorg dat de ruimte schoon is

Niemand wil een oude kauwgum onder zijn of haar stoel vinden tijdens een hevige brainstormsessie. Ook hoeft de klant niet te zien of de vorige huurder een wit of een bruin broodje heeft gegeten in de lunch. Zorg daarom dat de ruimte schoon is. En vergeet vooral niet de kleinste hoekjes te checken (zoals de onderkant van de stoelen). Heel fijn extraatje: een vers bosje bloemen in de ruimte.

7. Vraag van tevoren wanneer koffie of thee gewenst is (indien inbegrepen)

Zit koffie en thee inbegrepen bij het boeken van de ruimte? Overleg dan kort bij het laten zien van de locatie wanneer de groep een korte pauze wenst te hebben met een kopje koffie of thee. Zo voorkom je dat je in het heetst van de strijd binnenstormt met je bakkie pleur, waardoor iedereen compleet uit zijn concentratie is.

8. Vraag achteraf om feedback

Is je klant klaar met zijn vergadering, training of workshop? Vraag dan altijd even kort of alles goed bevallen is. Alleen zo leer je zaken te verbeteren. Wie weet werkt de wifi voor geen meter op de 3e verdieping, of is de waterkoker kapot in ruimte 2.2. Dit laat zien dat je open staat voor kritiek en verbetering en de klant graag een keer terugziet. Ook kun je de klant wijzen op het reviewverzoek dat zij ontvangen van Deskbookers. Succes!