De toegevoegde waarde van een externe vergadering

Door Deskbookers op 12 September 2016


Een externe vergaderlocatie biedt zowel voordelen als nadelen. Je kunt niet gestoord worden door collega’s, de organisatie wordt verder overgelaten aan de locatie zelf en de ruimtes zijn vaak voorzien van de modernste faciliteiten. Nadelen kunnen zijn de afstand om te reizen en het budget. Als je een vergaderlocatie met zorg uitzoekt, zullen de voordelen ruimschoots opwegen tegen de nadelen.


Net dat beetje extra

Een locatie heeft toegevoegde waarde wanneer zij net even wat meer bieden dan de interne vergaderruimtes en reguliere werk- en vergaderlocaties. Denk bijvoorbeeld aan een locatie met een bijzondere omgeving. De rust en inspiratie die de deelnemers ervaren zullen zeker gewaardeerd worden. Hierdoor zullen zij zich meer betrokken voelen en zich beter inzetten tijdens de vergadering. Een fijne omgeving zorgt er bovendien voor dat er meer out-of-the-box wordt gedacht en dit resulteert in creatievere ideeën en betere oplossingen.


Wat zorgt voor toegevoegde waarde aan een externe locatie?

Er zijn verschillende aspecten aan vergaderlocaties die toegevoegde waarde bieden. Waar het uiteindelijk om gaat, is dat de locatie past bij het doel van de vergadering. Zodra dit geconstateerd is, kijk dan bijvoorbeeld naar de volgende punten:


1. Inspiratie

Een bijzondere inrichting

Een interessant verhaal achter de locatie

Een verrassende omgeving, zoals bijvoorbeeld een woonboot, boerderij, strandtent of kasteel

Gezonde gerechten voor lunch of diner met lokale ingrediënten


Zapp Office Rotterdam Deskbookers

Tip: Zapp Office in Rotterdam biedt comfortabele en bijzonder ingerichte ruimtes voor meetings en brainstormsessies.

> Klik hier voor meer informatie over Zapp Office in Rotterdam


2. Inrichting

Stijlvolle en huiselijke inrichting

Flexibiliteit van de opstelling


3. Persoonlijke aandacht

Altijd iemand aanwezig die vragen en verzoeken kan beantwoorden

Genoeg privacy


4. Sfeer en uitstraling

Een warme sfeer draagt bij aan openheid en creativiteit, wat resulteert in betere oplossingen in het geval van het nemen van belangrijke beslissingen en nieuwe ideeën opdoen.

5. Ligging

Groene omgeving

Goed bereikbaar met het openbaar vervoer en met de auto (let op parkeerplaatsen)


Informele momenten

Atoomclub Amsterdam Deskbookers
Tip: Informele momenten zijn volop mogelijk naast vergaderruimtes bij Atoomclub Amsterdam

Vergaderen kan ook een teambuilding activiteit zijn. Door een leuke activiteit te combineren met een vergadering, zullen deelnemers zich meer betrokken voelen en opener naar elkaar. Dit kan bijdragen aan betere communicatie tijdens de vergadering en daarna op de werkvloer. Plan informele pauzes in waarbij er een informeel gesprek gevoerd kan worden dat niet over het werk gaat. Daarnaast is het mogelijk om aansluitend aan een vergadering een leuke activiteit te plannen. Veel locaties die zich begeven in een natuurrijke omgeving bieden bijvoorbeeld fiets- of wandeltochten aan, of denk bijvoorbeeld een kookworkshop of een lekker diner.


Tip: hier vind je een handige checklist voor het vinden van de ideale werk- of vergaderlocatie.


Ook kun je een vergadering combineren met een training. In dat geval is er een win-win situatie voor zowel het bedrijf als de werknemers. Hiermee voorkom je dat deelnemers de vergaderingen zien als noodzakelijk kwaad. Dit kan over twee dagdelen verdeeld worden, of zelfs over twee dagen. In dat geval is de locatie waarschijnlijk op de hoogte van een goede accommodatie in de omgeving, of werken misschien zelfs samen met een hotel in de buurt. Al deze aspecten kunnen voor mooie herinneringen zorgen en resulteren in een positieve houding tegenover (toekomstige) vergaderingen en het bedrijf.


Professionele service

Veel locaties bieden extra services aan als je er om vraagt. Extra faciliteiten, creatieve verrassingen voor de deelnemers of een aparte lunch kunnen vaak allemaal geregeld worden. Sommige locaties nemen zelfs de hele organisatie van een evenement op zich. De toegevoegde waarde ligt in de bereidwilligheid van het personeel om net dat beetje extra te doen om jouw vergadering succesvol te laten verlopen. Een goede manier om dit te ondervinden is door het lezen van reviews over de locatie. Vaak wordt service het eerst genoemd zowel in positieve als negatieve ervaringen.


HNK Utrecht Deskbookers

Goede service en veel ruimte vind je bij HNK in Utrecht.

Toegevoegde waarde

Natuurlijk zal niet elke vergadering extern plaatsvinden, maar vergaderen buiten de deur biedt vaak wel meer toegevoegde waarde. Neem de tijd om een goede locatie te vinden, dan zul je beseffen dat iedereen, inclusief jijzelf, hier baat bij heeft. Mocht je het lastig vinden om een keuze te maken, dan kunnen wij je persoonlijk advies geven over een locatie die past bij jou wensen en doelen.


Heb jij nog tips voor het vinden van een inspirerende werk- of vergaderruimte? Bekijk hier het complete aanbod in Nederland bij Deskbookers.


Deskbookers helpt dagelijks honderden planners, personal assistants, secretaresses, officemanagers en managementassistenten efficiënter te werken en het meeste uit hun dag te halen. Wij posten elke week nieuws, artikelen en tips over het management support vak. Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang nieuwe updates in je mailbox!


Ben je vaak op zoek naar externe werk- of vergaderlocaties? Er zijn meer dan 800 functionele, inspirerende en stijlvolle ruimtes beschikbaar via Deskbookers. Of laat ons jouw werk uit handen nemen en bel jouw persoonlijke assistent boeker op 088 - 1650400 of stuur een e-mail naar info@deskbookers.com.



Deel dit artikel

Inschrijven voor nieuwsbrief

Opmerkingen

Nieuwste artikelen