De secretaresse: Meer dan agendabeheer

Door Deskbookers op 9 September 2016


Deskbookers is trots op de secretaresse en de assistent van deze tijd. Door dagelijks persoonlijk contact met assistenten binnen grote organisaties, zien we dat zij vaak een sleutelrol spelen bij beslissingen op managementniveau, van het boeken van vergaderruimtes tot het aansturen van een team.


Het hart van de organisatie

Vraag eens een succesvolle manager over hoe hij of zij met een agenda vol verplichtingen en een uitpuilende e-mail inbox naar de top zijn geklommen. Je zult zien dat de meesten zullen zeggen dat ze het nooit hadden kunnen doen zonder hun assistent of secretaresse.


Lees ook onze blog over proactiviteit in het management support vak.


PA’s en secretaresses vormen het hart van organisaties, werken zij-aan-zij met het management en spelen een sleutelrol in diverse beslissingen. Technologie heeft er onder andere ervoor gezorgd dat secretaresses niet langer gezien worden als alleen agendabeheerder en kansen krijgen om meer verantwoordelijkheden op zich te nemen. Sommige taken die normaal gesproken voor management rollen waren weggelegd, liggen nu bij assistenten, vooral na de economische crisis. Terwijl er van een assistent nog steeds verwacht wordt om vergaderingen in te plannen en agenda’s te beheren, zijn zij ook bezig met het managen van hun eigen team of het leiden van vergaderingen uit naam van hun manager.


Projectmanager, event planner én onderhandelaar

In een onderzoek gedaan onder 1.700 PA’s en secretaresses, gaf 16% aan dat hun manager dagelijks hun advies aanneemt wanneer het gaat om zakelijke beslissingen. Assistenten zijn nu zelfs verantwoordelijk voor een grote budgetten en onderhandelen bijvoorbeeld regelmatig met leveranciers over prijzen. In het onderzoek gaf 17% van de respondenten aan dat zij maandelijks de plaats innemen van hun manager tijdens vergaderingen en 29% gaf aan dat zij projecten managen voor de organisatie. Veel assistenten coördineren vaak evenementen met meer dan 1000 bezoekers, organiseren verhuizingen en ondersteunen andere afdelingen in projecten.


“Een assistent zijn is zoveel meer dan een ondersteuningsrol. Het is een carrière dat gevormd wordt door hard werk en inzet voor je manager en het bedrijf waar je voor werkt.”


Met deze vaardigheden, is het niet ongewoon dat veel assistenten en secretaresses hun baan zien als een route naar een andere functie; 12% van de assistenten gaf aan dat zij PA of secretaresse werden, met als doel om te groeien binnen het bedrijf. Janine, secretaresse, is het hier mee eens: “Een assistent zijn is zoveel meer dan een ondersteuningsrol. Het is een carrière dat gevormd kan worden door hard werk en inzet voor je manager en het bedrijf waar je voor werkt.”


Afwisselend en dynamisch


83.jpg

Afwisselend en dynamisch: de secretaresse of assistent verveelt zich nooit.


Janine vind vooral de afwisseling erg belonend. “Ik werk al 20 jaar als secretaresse en ik verveel me nooit. Ik word betrokken bij elk aspect van mijn manager’s leven.” Waar vroeger PA’s en secretaresses vooral een passieve rol speelden, vinden ze nu nieuwe manieren om proactief mee te denken en bij te dragen aan de doelstellingen van een bedrijf. Janine: “Met de nieuwe vaardigheden die de functie van assistent vereist, hoop ik dat assistenten en secretaresses meer erkend worden voor de belangrijke rol die zij spelen en dat steeds meer mensen kiezen voor deze dynamische functie."


Wat doe jij allemaal als secretaresse? Vind je dat dit bij je rol past, of zou je graag zelfs meer willen doen?


Deskbookers helpt dagelijks honderden planners, personal assistants, secretaresses, officemanagers en managementassistenten efficiënter te werken en het meeste uit hun dag te halen. Wij posten elke week nieuws, artikelen en tips over het management support vak. Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang nieuwe updates in je mailbox!


Ben je vaak op zoek naar externe werk- of vergaderlocaties? Er zijn meer dan 800 functionele, inspirerende en stijlvolle ruimtes beschikbaar via Deskbookers. Of laat ons jouw werk uit handen nemen en bel jouw persoonlijke assistent boeker op 088 - 1650400 of stuur een e-mail naar info@deskbookers.com.

Deel dit artikel

Inschrijven voor nieuwsbrief

Opmerkingen

Nieuwste artikelen