Herkenbaar! 5 momenten die elke assistent wel eens heeft ervaren

Door Deskbookers op 15 Augustus 2016


De functietitel ‘managementassistent’ kan soms beter vervangen worden door ‘goochelaar’. Met de verbreding van het vak over de laatste jaren, moet je tegenwoordig een alleskunner zijn. De secretaresse anno 2016 is proactief en is vaak zelfs een deel van het managementteam. Deze duizendpoot is onmisbaar, en ‘regelt het wel even’. Het gevolg hiervan is dat jij elke dag ontzettend veel op je bord krijgt. Heb jij wel eens te maken gehad met deze situaties?


1. Dat doe ik vandaag nog wel even snel

Collega’s moeten elkaar ondersteunen, toch? Maar soms lijk jij degene te zijn die iedereen ondersteunt. Daarnaast denkt iedereen dat zijn of haar aanvraag het meeste prioriteit heeft. Geef eerlijk aan als je geen tijd hebt, vooral om jezelf te ondersteunen. De kracht ligt in het nee zeggen! Uiteraard zal jij, als management supporter, ontzettend veel talent hebben in timemanagement. Stel prioriteiten voor jezelf en werk aan de taken die echt het belangrijkst zijn.

Tip: omgaan met lastige situaties doe je zo!

2. Jij regelt het wel even

Managementassistenten moeten beschikken over een sterk probleemoplossend vermogen. Je moet kunnen doen wat nodig is om ervoor te zorgen dat je manager zorgeloos en zonder afleiding dagelijks zijn of haar werk kan doen. Uiteraard weten jouw collega’s dit ook: jij bent hun go-to allesdoener. Wanneer er ‘even snel’ iets geregeld moet worden, staat er iemand aan je bureau. Pas hiervoor op! Je bent niet aangenomen om de keuken op te ruimen na een kantoorfeestje, of om het internet te ‘maken’  wanneer het er weer uit ligt. Je kunt dan netjes verwijzen naar diegene bij wie deze verantwoordelijkheden wel liggen.

“Wanneer er ‘even snel’ iets geregeld moet worden, staat er iemand aan jouw bureau. “

3. Liever drie keer herhalen dan ‘had dat dan gezegd’

Samen werken is niet altijd effectief samenwerken. Jouw manager moet laten weten wat hij van je verwacht en andersom. Transparantie is hierbij de sleutel. Jouw manager gebruikt waarschijnlijk zo min mogelijk woorden om iets aan je te vragen en als management ondersteuner moet je de boodschap snel en duidelijk kunnen interpreteren uit dat kleine beetje informatie. Wees niet bang om vragen te stellen als het niet duidelijk is! Te veel communiceren is beter dan te weinig communiceren.