Come gestire il tuo tempo per moltiplicarlo

Da Deskbookers su 4 Agosto 2016



Come gestire il tuo tempo per moltiplicarlo

Non riusciamo mai a trovare il tempo per fare tutto ciò che ci programmiamo. Continui meeting, email e telefonate. La mattinata scorre troppo velocemente ed è subito ora di pranzo. Il pomeriggio corriamo per chiudere le attività della giornata. Come facciamo ad organizzare il nostro tempo al meglio?
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Mi sono posta il problema qualche mese fa quando, sommersa di lavoro, ho dovuto fermarmi un attimo e riflettere su come organizzare quelle frenetiche giornate nel miglior modo. Ho fatto alcune ricerche sulla corretta gestione del tempo e voglio condividere con te alcuni consigli/suggerimenti che per me sono stati molto utili.


1- Stabilisci le tue priorità

Le cose che vorremmo fare in una giornata sono tantissime e, anche gestendo il tempo in maniera egregia, sarebbe impossibile riuscire a farle tutte. Il segreto è pertanto riuscire ad individuare quelle che devono essere fatte necessariamente oggi, e quelle che, anche se fatte domani, va bene lo stesso.
Per prima cosa, scrivi una lista di tutte le cose che vuoi fare e scrivere accanto se appartengono alla colonna “must”, “should” o “want”. Inizia con i “must” e vedrai che anche se alla fine della giornata non sei riuscita a terminare la lista, sarai tranquilla perché avrai fatto tutto ciò che dovevi assolutamente fare.

2- Importante Vs Urgente

Il volere o il dovere nelle sue diverse intensità, non sono le uniche caratteristiche che rendono una cosa da fare, realmente da fare. Importante ed urgente lo sono altrettanto.
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Tendenzialmente, la maggior parte delle persone passa la quasi totalità del proprio tempo nella colonna di sinistra. In questo modo ci focalizziamo sulle cose urgenti ma cosa ne è di tutte le cose importanti e non urgenti? È importante riuscire ad individuare le cose importanti ma non urgenti e dare a queste la precedenza rispetto a quelle urgenti ma non importanti.
È possibile usare questa matrice di tanto in tanto per riuscire a visualizzare i tuoi impegni, che siano hobby o inderogabili, e vedere come effettivamente tu stia utilizzando il tuo tempo e come potresti migliorare nella gestione dello stesso.

3- Crea una tua routine

Certe volte cominciare è la parte più difficile, per questo il mio consiglio è di crearsi una routine, delle azioni abituali che ci permettano di iniziare qualcosa senza rendercene conto. In questo modo il tuo cervello inconsciamente sarà pronto ad iniziare a lavorare. Io per esempio, mentre bevo il caffè ogni mattina rivedo il programma della giornata.

4- Inizia la giornata con quello che vuoi fare, per poi terminarla con il piacere

Prima il dovere e dopo il piacere dicevano tutte le mamme quando eravamo piccoli. Come ogni detto popolare, anche questo ha il suo perché. Per le cose che ci piacciono troveremo sempre tempo, per questo è bene far prima ciò che non ci va di fare, in questo modo non avremo scuse arrivati alla sera. Il nostro cervello è fin troppo bravo a trovare scuse, ed è per questo che io “non trovo” mai il tempo di andare in palestra la sera, dopo una giornata di lavoro.

5- Ignora gli stati d’animo

Sappiamo tutti che non sempre possiamo sentirci sereni e socievoli. Non sei dell’umore giusto per incontrare un collega ad una riunione? Vacci ugualmente. Questo forse è il consiglio più difficile, ma vale la pena seguirlo. Se qualcosa è importante, va fatta anche se non va di farla. Forzarsi in questo senso ti aiuterà a raggiungere tutti i tuoi obiettivi e vedrai che alla fine ti sentirai soddisfatta di aver comunque fatto qualcosa che non ti andava di fare.

6- Non rimandare

Se hai adesso il tempo per fare una cosa, non rimandare! Non è detto che successivamente potrai farla. Devi iniziare a lavorare al tuo progetto ma ti annoia? Prova a renderlo più interessante o fallo ugualmente, non te ne pentirai!

7- Fissa dei reminders 15 minuti prima

Molti calendari hanno una funzione reminder per ricordati gli impegni. Se devi frequentare un meeting importante, regola il reminder un quarto d’ora prima. Avrai il tempo per raccogliere le idee prima di entrare in sala riunioni.

8- Impara a dire no

Siamo costantemente bombardati da richieste. Accosta le tue richieste ad i tuoi obiettivi e dì di no a quelle che ti farebbero distrarre.


In breve: Non ti preoccupare del tempo che hai, preoccupati di come utilizzarlo al meglio!

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