6 consigli per scrivere una email professionale

Da Deskbookers su 12 Agosto 2016


Una delle esclamazioni più frequenti negli uffici è “Non so come scrivere questa mail!”. In molti infatti si chiedono come poter scrivere una email che sia personale ma non troppo casual.


Qui condividiamo con te 6 punti da tenere in mente quando si scrive una mail che sia allo stesso tempo spontanea e professionale.
























  1. 1. Inizia con un saluto amichevole che contenga il nome del destinatario.


Ricerche neuroscientifiche hanno mostrato che sentir pronunciare il proprio nome attiva una parte del cervello che fa aumentare l’attenzione. Ti è mai capitato in un momento in cui eri impegnata a fare altro, di sentire qualcuno pronunciare il tuo nome e voltarti di scatto? Lo stesso vale in un testo scritto.
Rivolgiti direttamente al destinatario utilizzando solo il nome: “Buongiorno Anna” oppure “Caro Andrea” sono forme educate e informali, ma non troppo. Fanno eccezione email al contrario molto formali dove ti senti di dover aggiungere “Dott.” oppure “Sig.” e “Sig.ra”. Se non conosci il destinatario puoi utilizzare la forma “All’attenzione del reparto (nome del reparto)”.

Inoltre, personalmente ripeto sempre il nome della persona all’interno del corpo del testo. Ad esempio scrivere “Sono d’accordo con te, Anna” creerà empatia tra te e il destinatario.

2. Usa le emoticon : )

L’uso delle emoticon sta diventando sempre più accettato nella comunicazione aziendale e può aiutarti notevolmente a far arrivare il messaggi con il tono giusto. Le emoticons rendono un messaggio più personale e amichevole quindi non aver paura di sembrare inadatta!

Di nuovo una ricerca della neuroscienza: studi hanno dimostrato che vedere una faccina come questa :) attiva una parte del cervello che crede che sia una vera faccia!

E’ comunque importante sottolineare che tutto dipende dal tipo del destinatario a cui il tuo messaggio è rivolto. Se ti rivolgi a un millennial le emoticon sono perfette, se ti rivolgi al tuo capo over 65 allora meglio evitare. In ogni caso, aspetta di aver stabilito un rapporto con il tuo interlocutore prima di inserire delle faccine sorridenti nelle tue email.


3. Stai attenta a cosa scrivi nel campo “oggetto”.

Se scrivi ad una persona per la prima volta, stai particolarmente attenta ad inserire come oggetto della mail un testo che non venga scambiata per spam dal filtro e direttamente eliminato. Le parole “gratis”, “regalo” e “omaggio” faranno solo sì che la tua mail non raggiunga mai il destinatario.





4. Non usare troppi punti esclamativi!

Io stessa sono colpevole di  utilizzare indiscriminatamente i punti esclamativi ma spesso sono superflui e fanno quasi sembrare una cosa meno importante, nonostante, al contrario, li utilizziamo per sottolineare un concetto.

Ti consiglio di sforzarti e di limitare i punti esclamativi a uno per email. Ti sorprenderai di notare quanto una comunicazione può essere efficace anche senza l’uso di questa punteggiatura.

5.  Evita espressioni burocratiche.

“Con riferimento a”, “le comunichiamo che”, “Come da accorsi intercorsi…”. La lingua italiana prevede l’uso di frasi lunghe, al contrario di altre lingue, come l’inglese, che vogliono frasi brevissime. Evita espressioni burocratiche e concentrati invece nel rendere il messaggio chiave più chiaro possibile per il tuo interlocutore!

6. Revisiona la mail che hai scritto 3 volte prima di inviarla.

Il miglior modo per evitare di fare errori nella scrittura di una mail è, oltre a seguire i 5 consigli che ti abbiamo dato sopra, è quella di rileggere, rileggere e rileggere. Sappiamo tutti quanto siano fastidiosi errori di battitura e frasi non lineari. TUTTI facciamo degli errori di scrittura, l’unica soluzione è essere concentrati nella rilettura del testo.


Hai qualche altro consiglio su come scrivere una email da condividere con noi?






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