Delegieren kann man lernen: 6 Schritte

von Deskbookers am 17. Oktober 2016

Viele Angestellte empfinden es als schwierig, Aufgaben zu delegieren. “Wenn ich es selbst erledige, weiß ich wenigstens, dass es gut wird!” oder “Delegieren ist so zeitraubend, in dieser Zeit habe ich die Aufgabe 10 Mal selbst erledigt” Erkennen Sie sich wieder? Dies sind verbreitete Denkweisen über das Übertragen von Aufgaben an Kollegen. Jedoch führt der Drang danach, auf Biegen und Brechen alles selbst erledigen zu wollen, auf Dauer zu Überarbeitung, Stress und dass Sie “den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen”. Durch gekonntes Delegieren sorgen Sie dafür, dass das Arbeitspensum abnimmt und Sie sich voll und ganz Ihren Aufgaben mit den höchsten Prioritäten widmen können. Die gute Nachricht: Delegieren kann man lernen. Wir zeigen Ihnen 6 Schritte, um entspannt und erfolgreich Aufgaben zu übertragen.




1. Welche Aufgaben möchte Sie übertragen?


Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Aufgaben regelmäßig in Ihrem Arbeitsalltag wiederkehren. Setzen Sie innerhalb dieser Aufgaben klare Prioritäten: was ist wichtig, was müssen Sie erledigen um Ihre Ziele sowie die Ihrer Abteilung oder Ihres Managers zu erreichen? Was trägt nicht direkt zur Erreichung dieser Ziele bei und kann abgegeben werden? Seien Sie kritisch! Sie werden überrascht sein, wie viele “nicht-zielführende” Aufgaben sich in Ihren Arbeitsalltag schummeln - sortieren Sie diese gnadenlos aus.


2. Wer kann die Aufgaben übernehmen?


Wer unter Ihren Kollegen ist wofür zuständig? Wer hat besondere Qualitäten, die für die Erledigung einer Aufgabe wertvoll sein könnten? Wenn Sie dich richtige Aufgabe an die richtige Person übertragen, kommt dies der Qualität der Arbeit zu Gute und auch die mit der Erledigung der Arbeit betrauten Personen sind zufriedener.


3. Sorgen Sie dafür, dass Erwartungen klar und deutlich formuliert sind


Nehmen Sie sich die Zeit, um mit Ihren Kollegen die zu übernehmenden Aufgaben in Ruhe zu besprechen. Die Zeit, die Sie hierfür investieren, wird Ihnen später mehrfach wieder zu Gute kommen! Erläutern Sie deutlich, was die Aufgabe beinhaltet und was das erwartete Resultat ist. Besprechen Sie außerdem einzuhaltende Qualitätsstandards, Fristen sowie von wem Feedback über die Aufgabe zu erwarten ist. So wissen alle Beteiligten was sie erwarten wird.


4. Schauen Sie regelmäßig nach dem Rechten


Planen Sie - vor allem in der Zeit kurz nachdem Sie eine Aufgabe frisch delegiert haben - regelmäßig Zeit ein, um gemeinsam mit Ihren Kollegen den Sachstand zu besprechen. Fragen Sie danach, wie Ihr Kollege die neue Aufgabe empfindet, wie es läuft und wie Sie behilflich sein können. Geben Sie ehrliche Komplimente, wenn dies angebracht ist aber scheuen Sie sich auch nicht vor offener, konstruktiver Kritik.



5. Lassen Sie los


Zeigen Sie Ihrem Kollegen ganz deutlich, dass Sie ihm vertrauen. Sollte jemand bezüglich des delegierten Themengebietes auf Sie zukommen, dann nennen Sie den übernehmenden Kollegen als neuen Ansprechpartner. Denn dieser ist von nun an nun einmal der neue Ansprechpartner. Akzeptieren Sie auch, dass Ihr Kollege vielleicht eine andere Herangehensweise hat als Sie selbst oder die Aufgabe anders erledigt als Sie selbst. Viele Wege führen nach Rom und Ihr eigener Weg ist nicht zwangsweise der passende für Ihren Kollegen. Geben Sie Ihrem Kollegen den Raum eigene Erfahrungen innerhalb des Aufgabengebietes zu machen - Fehler inbegriffen!


6. Gemeinsam auswerten


Nach Abschluss der Aufgabe oder - bei fortlaufenden Aufgaben nach einer vorher abgesprochenen Zeit - ist es an der Zeit, gemeinsam Resumé zu ziehen. Wurde die Aufgabe pünktlich in der erforderlichen Qualität erledigt? Was lief gut? Wo gibt es Verbesserungspotential? So können Sie beide lernen und die Erfahrungen im nächsten Projekt umsetzen.


Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Delegieren gemacht? Wir sind gespannt auf Ihre Tipps!


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