Der ultimative Guide zum perfekten Meeting

Teil 1: Die perfekte Vorbereitung in 6 Schritten [mit Checkliste]

Meetings sind zeitraubend und völlig aus der Mode. Spätestens seit Jason Fried, Co-Founder von Basecamp, in seinem TED Talk das Ende der Meetings heraufbeschworen hat, ist es gar nicht mehr hip, “ein Meeting zu haben”.

Dafür gibt es gute Gründe: Mit der Kommunikation über Slack und auch die gute alte E-Mail ist man meist schneller am Ziel. Und Meetings haben nicht umsonst auch den Ruf, lediglich zum Ego-Schaulaufen zu werden.

Das muss aber nicht so sein.

Ein perfekt organisiertes Meeting ist DIE Grundlage für wichtige, zukunftsweisende Entscheidungen.

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Oder?

Gerade kreative Workshops und Brainstormings brauchen einen organisierten Unterbau, um die Kreativität fließen zu lassen. Und Präsentationen und Konferenzen sollten ohnehin so genau wie möglich geplant werden.

Und dabei wollen wir Ihnen helfen!

In unserem 4-teiligen “Guide zum perfekten Meeting” bringen wir Ihnen in vier Schritten näher, wie Sie das Beste aus Ihren Besprechungen und Terminen herausholen.

Diese 4 Schritte möchten wir Ihnen näher bringen:

1: Die Vorbereitung
Was muss im Vorfeld des Termins alles passieren?

2: Die Durchführung
Wie sorge ich dafür, dass wir während des kurzen Termins das Beste aus unserer Zeit herausholen?

3: Die Nachbereitung
Und jetzt? Was passiert in den Tagen nach der Besprechung?

4: Erfolgskontrolle
Meetings sind nur dann nützlich, wenn sie permanent hinterfragt werden. Und wie kann man Dinge besser hinterfragen, als ihren Erfolg zu messen?

Genug erzählt - los geht’s!

Teil 1: Die perfekte Vorbereitung

Sie verschwenden mehr Zeit mit Meetings, als Sie glauben.

Warum ist das so?

Die perfekte Vorbereitung

Was für Sie wie ein schnelles 15-Minuten-Meeting wirkt, frisst viel mehr Zeit: Denn jeder Teilnehmer setzt mindestens 15 Minuten der Arbeitszeit für das Meeting ein. Bei 4 Mitarbeitern heißt das einen Produktivitätsverlust von einer ganzen Stunde!

Und das ist noch gar nicht alles:

Jedes Mal, wenn Sie ein Meeting abhalten, reißen Sie Ihre Kollegen aus Ihrer Konzentration. Hat man mehrere Meetings an einem Tag entsteht so schnell das bekannte Gefühl, “nichts geschafft zu haben”, was dann tatsächlich nicht unbegründet ist.

Deshalb gilt:

Gehen Sie niemals unvorbereitet in ein Meeting. Selbst kurze Meetings müssen gut vorbereitet werden, um dem Treffen - und dem damit verbundenen Produktivitätsverlust - gerecht zu werden.

Tun Sie sich und Ihren Kollegen also den Gefallen und bereiten Sie sich vor! Das mag aufwändig wirken, spart aber enorm viel Zeit und Geld, wenn man alle Faktoren in Betracht zieht.

Schritt 1: Brauche ich das Meeting überhaupt?

Ein Meeting ist nicht immer sinnvoll. Häufig werden Meetings ohne wichtigen Grund, aus Gewohnheit oder für wenig relevante Angelegenheiten abgehalten.

Brauchen Sie diesen Jour Fix wirklich jede Woche?

Das alles frisst Zeit - die Sie eigentlich nicht haben.

Ist mein Meeting notwendig? 4 Fragen, die Ihnen weiterhelfen.

Stellen Sie sich - und sei es nur in Ihrem Kopf - diese drei Fragen jedes Mal, bevor Sie ein neues Meeting ansetzen möchten.

Brauche ich dieses Meeting wirklich?
Oder kann ich es auch durch den direkten Austausch mit einem Kollegen unkompliziert klären?

Warum brauche ich dieses Meeting? Was ist der Zweck des Meetings?
Legen Sie den genauen Zweck des Meetings und die Zielsetzung fest.

Meeting unter Kollegen

Was kostet das Meeting?
Diese Frage mag ungewöhnlich klingen, weil Sie für die Räume vermutlich nichts zahlen, aber betrachten Sie es so: Wenn Sie und Ihre 5 Kollegen umgerechnet einen Stundenlohn von 40€ erhalten, kostet ein einstündiges Meeting mit allen 6 Beteiligten schon 240€. Können Sie aus dieser einen Stunde wirklich einen höheren Return On Investment ziehen?

Bringt uns das Meeting jetzt einen Schritt weiter?
Ist der richtige Zeitpunkt schon gegeben? Oder fehlen noch entscheidende Komponenten oder Personen, um das Ziel des Meetings zu erreichen?

Ihr Selbstgespräch hat ergeben, dass das Meeting unumgänglich ist?

Dann geht die konkrete Planung mit dem nächsten Schritt weiter.

PS: Psst, wir haben sogar eine wissenschaftliche Grundlage für unsere Behauptungen gefunden. ;-)

Schritt 2: Der Game-Plan

Na gut, der Name mag etwas übertrieben sein.

Game-Plan

Aber genau, wie jeder gute Coach für jedes Match seines Teams einen Plan aufstellt, sollten Sie Ihr Meeting bestens durchplanen. Klingt aufwändig, ist mit etwas Übung aber in weniger als fünf Minuten erledigt.

Glauben Sie uns, es lohnt sich!

Werden nie alt: Die W-Fragen

Zur Konkretisierung Ihres Besprechungsplans helfen die W-Fragen schnell weiter:

Die W-Fragen

Wer soll teilnehmen?
Wer ist für den Ausgang des Meetings wirklich unabdingbar? Prüfen Sie kritisch - denn so können Sie vielbeschäftigten Kollegen eventuell wertvolle Zeit schenken.

Wer ist für die Meeting-Minutes zuständig?
Legen Sie vorab einen Schriftführer fest, der das Meeting festhält.

Wo soll das Meeting stattfinden?
Innerhalb Ihrer eigenen Räumlichkeiten? Oder wollen Sie sich von neuen Umgebungen inspirieren lassen?

Wann soll das Meeting stattfinden?
Finden Sie den richtigen Zeitraum für Ihre Besprechung. Profi-Tipp: Soll eine Besprechnung möglichst kurz und effizient sein, probieren Sie doch einmal 11:45 Uhr mittags aus - wenn jeder in die Mittagspause möchte, arbeitet es sich oft plötzlich sehr effizient.

Was wird benötigt?
Flipchart, Beamer, Soundanlage, Post-Its, WLAN für die Videokonferenz - stellen Sie sicher, dass Sie das Equipment für Ihr Meeting vorbereitet haben! Planen Sie fünf Extra-Minuten ein, wenn Sie zum ersten Mal einen neuen Raum ausprobieren, um sich mit den Bildschirmen, Beamern, Steckdosen und dem WLAN vertraut zu machen.

Und los geht’s .... noch nicht ganz

Sie sind jetzt richtig vorbereitet - aber der wichtigste Punkt fehlt noch: das Ziel des Meetings will definiert werden.

Schritt 3: Das Ziel ist das Ziel

Teammitglieder

Finden Sie heraus, was Sie eigentlich erreichen wollen - was ist die Intention des Meetings?

Möchten Sie die Teilnehmer informieren, Entscheidungen treffen, ein Problem lösen oder neue Impulse finden?

[Grafik: 4 Meeting-Typen: Information, Entscheidungsfindung, Problemlösung, Innovation]
Information: Bekanntgabe wichtiger Neuheiten mit Frage-Antwortmöglichkeit
Entscheidungsfindung: Vis-a-vis mit allen Stakeholdern
Problemlösung: Gegenseitiges Anspornen
Innovation: Kreativer Schritt nach vorne

Schreiben Sie es auf, denn dieses Ziel rechtfertigt Ihr Meeting erst und hilft während des Termins, auf Kurs zu bleiben.

Zielsetzung ist wichtig

Seien Sie sich im Klaren darüber, was am Ende des Termins entscheidend sein sollte.

Schritt 4: Die Agenda

Sie wissen, dass Sie das Meeting wirklich brauchen, kennen den Rahmen und haben das Ziel vor Augen. Ideale Voraussetzungen, um die Agenda in Angriff zu nehmen.

Meeting-Agenda vorbereiten

Folgende Checkliste kann Ihnen bei der Festlegung der Agenda weiterhelfen.

  • 1. Zeitlichen Rahmen des Meetings festlegen
  • 2. Themen für das Meeting finden
  • 3. Anzahl der Themen minimieren - max. 6 Themen
  • 4. Zeitlichen Rahmen je Thema festlegen
  • 5. Themen nach Relevanz priorisieren
  • 6. Nur Themen, die das ganze Team betreffen wählen
  • 7. Team sollte Vorschläge einbringen
  • 8. Für Themen einen Verantwortlichen finden

Die individuellen Themen kennen nur Sie. Aber bei der Prioritätensetzung können Sie folgende 3 Tricks beachten.

1 . Die richtigen Prioritäten setzen
Sortieren Sie die Punkte, die Sie behandeln möchten - fangen Sie mit dem wichtigsten Thema an und schließen Sie mit dem unwichtigsten Thema ab. So bleibt der wirklich entscheidende Punkt im Zweifel nicht auf der Strecke.

2. Maximal 6 Themen
Achten Sie darauf, dass Ihre Agenda maximal 6 Punkte enthält, um den vorher gewählten zeitlichen Rahmen nicht zu sprengen.

3. Zeit-Slots festlegen
Planen Sie eine bestimmte Zeit für bestimmte Themen ein. So verlieren Sie während des Meetings nicht den Überblick und können den Fokus aufrechterhalten.

Schritt 5: Die Teilnehmer

Was hilft es, wenn die Teilnehmer nur körperlich anwesend sind?

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Teilnehmer einbeziehen und dass die Themen auf der Agenda alle Teilnehmer betreffen.

Aber da geht noch mehr!

Binden Sie Ihr Team schon in der Planung ein. Fragen Sie die Teilnehmer aktiv an, ob Sie zu dem Thema auch etwas beisteuern. So kommen die einzelnen Bedürfnisse zur Sprache, die Teilnehmer sind aktiver und fokussierter.

Wichtig ist, dass Sie im Vorhinein den genauen Ablauf erläutern. Die Teilnehmer sollten genug Vorlaufzeit erhalten, um die Punkte einbringen zu können und eine präzise Planung zu ermöglichen.

Verantwortung schafft Produktivität

Benennen Sie für die einzelnen Themen Verantwortliche. Diese Personen sind Experten für die jeweiligen Themen, stellen Informationen bereit, erklären Daten und leiten eine Diskussion zum Thema an.

Meeting-Agenda Beispiel

Schritt 6: Die Einladung

Einladung zum Meeting

Da Ihre Agenda nun steht und die Verantwortlichkeiten für das Meeting geklärt sind, sollten Sie sich jetzt daran machen, die Einladungen für Ihr Meeting vorzubereiten und anschließend zu verschicken.

Checkliste: Meeting-Einladung

Eine solche Einladung muss einiges aussagen können, und das beginnt schon im Betreff.

  • Den Termin festlegen
  • Ziele des Meetings herausstellen
  • Agenda anhängen
  • Details zum Meeting anbringen (Art des Meetings, Ort, Zeit, Dauer)
  • Wichtige Dokumente anhängen (z.B. Handout)
  • Darauf hinweisen, was vorbereitet werden muss
  • Teilnehmer einladen und Teilnahme bestätigen lassen

 

Und los geht’s!

Denkste.

Sie müssen noch die Meeting Minutes vorbereiten. Wer schreibt mit und hält die Ergebnisse des Meetings fest?

Meeting Minutes

Wie geht es weiter?

Sie haben jetzt einen umfangreichen Plan für Ihr nächstes Meeting aufgestellt. Mit unserer praktischen Meeting-Checkliste können Sie alle Schritte noch einmal einzeln prüfen.

Und wie geht es jetzt weiter?

Unser Guide zum perfekten Meeting ist hiermit noch lange nicht abgeschlossen. Freuen Sie sich auf die weiteren Themen:

2: Die Durchführung
Wie sorge ich dafür, dass wir während des kurzen Termins das Beste aus unserer Zeit herausholen?

3: Die Nachbereitung
Und jetzt? Was passiert in den Tagen nach der Besprechung?

4: Erfolgskontrolle
Meetings sind nur dann nützlich, wenn sie permanent hinterfragt werden. Und wie kann man Dinge besser hinterfragen, als ihren Erfolg zu messen?

Ausblick

Sie haben weitere Anmerkungen, Kritik oder Ideen?

Schreiben Sie uns gerne: info@deskbookers.com.

Wir freuen uns auf Sie!