5 Tipps für organisiertes Arbeiten

von Deskbookers am 19. August 2016

Eine moderne Sekretärin oder Assistentin muss mit weitaus mehr Fähigkeiten glänzen können als schnell Tippen, Kaffee kochen und Post sortieren. Effizienz, Flexibilität, Selbstdisziplin, Proaktivität, Kommunikationsstärke und Organisationstalent sind neben fachlicher Qualifikation nur einige Eigenschaften, die ein Chef in einer Assistentin sucht. Umso wichtiger ist ein organisierter Arbeitsplatz um effektiv und mit kühlem Kopf allen Aufgaben gewachsen zu sein.




Verschaffen Sie sich einen Überblick und gehen Sie strukuriert vor


1. Entwickeln Sie Ihr eigenes System

Kennen Sie dieses "Da-war-doch-noch-was-Gefühl"? Wie können Sie sicher gehen, dass in der Vielzahl von Kleinigkeiten, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag beachten müssen, keine wichtigen Details verloren gehen? Lesen, bearbeiten, ablegen - mit diesem Prinzip stellen Sie sicher, dass sich keine Postberge auf Ihrem Schreibtisch stapeln oder Ihre Mailbox mit ungelesenen Nachrichten überquillt. Verschaffen Sie sich am Beginn Ihres Arbeitstages einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben indem Sie eingehende Mails, Eingangspost sowie Routineaufgaben übersichtlich aufstellen und in Kategorien unterteilen. Arbeiten Sie dann jede Kategorie Schritt für Schritt nach Dringlichkeit und Priorität ab. Machen Sie sich auf Hilfsmittel wie Ablageboxen oder verschiedenfarbige Mappen zu Nutze, um strukturiert und organisiert vorgehen zu können.




2. Aufschreiben hilft


Notizen, Ideen, Pläne: bringen Sie alles zu Papier was in Ihrem Kopf herumschwirrt. So vermeiden Sie das“Da-War-Doch-Noch-Was-Gefühl”. Ob klassich in Notizbüchern oder digital auf Ihrem Laptop oder Smartphone: stellen Sie sicher, dass Sie ständig eine Möglichkeit für spontane Notizen zur Hand haben und zentralisieren Sie Ihre Aufzeichnungen. Herumschwirrende Post-Its und Notizzettel lenken ab und sorgen für Unruhe an Ihrem Arbeitsplatz. Verschaffen Sie sich einmal täglich einen Überblick über alle gemachten Notizen und verarbeiten Sie diese in To-Do-Listen, welche Sie in Ihr tägliches Zeitmanagemet integrieren können. Das Abhaken von To-Do-Listen gibt Ihnen das gute Gefühl, etwas geschafft zu haben.