10 Tipps für effektive Meetings

von Deskbookers am 26. August 2016

Planen Sie genügend Vorlaufzeit ein


Idealerweise sollte die Einladung zu einem Meeting mindestens eine Woche im Voraus und für eine Tageszeit, zu der alle Beteiligten frisch und produktiv sind, erfolgen. Sicherlich ist es schwierig, alle Teilnehmer unter einen Hut zu bekommen. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie die traditionelle Zeit von 08:30 Uhr - 11:30 Uhr beibehalten.


Laden Sie nur wesentliche Personen ein


Je weniger Personen an einem Meeting teilnehmen, umso schneller kommt man zu einem Ergebnis. Stellen Sie für jeden Teilnehmer in Fragen, was und wie viel derjenige zu einem Ergebnis beitragen kann.



Laden Sie nur Teilnehmer ein, die konkret etwas zum Thema beitragen können


Definieren Sie ein klares Ziel


Kommunizieren Sie den Zweck des Meetings bereits in der Einladung und gehen Sie darauf auch nochmals zu Beginn des Treffens ein. So kann jeder Teilnehmer aktiv dazu beitragen, am Ende des Meetings zu diesem definierten Ergebnis zu kommen. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Beteiligten wissen, welchen Beitrag die geplante Besprechung zur Erreichung eines Projektzieles leisten soll.


Beispiele für vorab definierte Ziele

  • Entscheidungsfindung über ein Thema

  • Ideen sammeln, Brainstormen

  • Statusberichte erhalten, “Stand der Dinge” teilen

  • Kommunikation von Neuerungen oder Veränderungen

  • Planungen für eine definierte Zeitperiode durchführen


Begrenzen Sie die Zeit


Ein durchschnittlicher Angestellter kann seine Konzentration und Aufmerksamkeit für ein gewisses Thema zwischen 30 und 45 Minuten durchgängig konstant aufrecht erhalten. Der Mensch hat also eine begrenzte Aufmerksamkeitsspanne innerhalb welcher produktiv und effektiv gearbeitet werden kann. Aus diesem Grund sollte ein effektives Meeting nicht mehr als eine Stunde in Anspruch nehmen. Stehen besonders viele Themen auf der Tagesordung? Ziehen Sie dann in Betracht, die Tagesordnung in zwei getrennte Meetings zu unterteilen.


Bereiten Sie eine Tagesordnung vor


Es ist kein Geheimnis, dass eine Tagesordnung ungemein zum Erfolg eines Meetings beiträgt. Auf diese Weise hat jeder Beteiligte einen klaren Leitfaden und kann entsprechende Vorbereitungen treffen. Ein Meeting ohne Agenda ist wie eine Reise ins Blaue. Unzufriedenstellende Ergebnisse und eine deutlich längere Dauer sind das Ergebnis.